Assistant(e) des cours et examens — IFJ Yokohama

Présentation

Organisme officiel du gouvernement français, l'Institut français du Japon (IFJ) œuvre au partage de la langue et de la culture françaises à travers son réseau de cinq villes (Tokyo, Yokohama, Kyoto, Osaka, Fukuoka).

Le site de Yokohama, créé en 1990, compte 24 agents et rassemble quelque 600 étudiants de français de tous niveaux. Il organise les examens officiels DELF-DALF et TCF pour plus de 700 candidats par an.

Missions

1. Suivi administratif et logistique des cours

• Gestion des salles et du matériel pédagogique
• Préparation des informations et documents liés à l'activité du centre
• Suivi des cours (à l'Institut, hors les murs, privés) et saisie dans le logiciel de gestion
• Appui à la gestion des emplois du temps des enseignants et agents d'accueil
• Tâches ponctuelles de traduction, rédaction de factures
• Contribution à la réflexion marketing et aux efforts de prospection

2. Gestion des examens (DELF-DALF, TCF, universités)

• Gestion logistique complète : inscriptions, convocations, salles, emplois du temps, matériel, envoi des copies, saisie des résultats, archivage
• Organisation et surveillance des épreuves (à l'Institut ou en extérieur)
• Coordination avec l'équipe des examinateurs-correcteurs et les partenaires

3. Démarche qualité et information des étudiants

• Participation à la relation-client : enquêtes de satisfaction, brochure d'accueil, gestion des réclamations
• Conseil et appui aux agents d'accueil

4. Appui au fonctionnement général de l'Institut

• Aide à l'organisation d'événements (journées portes ouvertes, réunions d'orientation, fêtes de l'Institut)
• Toutes missions contribuant au bon fonctionnement de l'Institut

Conditions de travail

Compétences requises

• Sens de l'organisation, rigueur, anticipation
• Capacité à travailler en équipe et partager l'information
• Gestion d'une relation-client (démarche qualité, sens du contact humain, marketing)

Connaissances

• Maîtrise parfaite du japonais — obligatoire
• Haut niveau de français, B2 minimum — obligatoire
• Maîtrise de Word et Excel ; appétence pour les nouveaux outils numériques
• Intérêt pour le monde de l'enseignement et la pédagogie

Savoir-être

• Polyvalence et réactivité
• Capacité à proposer des améliorations
• Aptitude au changement

Conditions administratives

• Résidence régulière au Japon avec autorisation de travail — obligatoire