Office Manager & Executive Assistant – Anglais + Japonais natif (Tokyo)

Offre publiée via la CCIFJ — entreprise internationale confidentielle, Tokyo.

Ce poste combine gestion des opérations de bureau et assistance de haut niveau à la direction.

Vos missions

*Gestion des opérations (40 %)*

• Amélioration de l'environnement de travail en collaboration avec la direction
• Coordination des opérations et procédures de bureau, appui aux RH
• Continuité d'activité : préparation aux situations de crise, politiques de sécurité
• Transition des opérations générales vers un modèle externalisé (prestataires tiers)
• Gestion des relations avec les prestataires (installations, parc auto, bâtiment)
• Supervision des achats via les systèmes ERP (bons de commande, réceptions)

*Assistance à la direction (40 %)*

• Gestion d'agendas complexes à l'international, priorisation des engagements à fort impact
• Organisation des déplacements, notes de frais, coordination des réunions
• Suivi du budget du bureau exécutif et des événements d'entreprise (séminaires, teambuildings)
• Interface entre la direction et les parties prenantes internes
• Coordination avec les équipes régionales et globales

*Responsabilités additionnelles (20 %)*

• Rédaction de communications internes (annonces, newsletters)
• Organisation d'événements d'entreprise inclusifs
• Référent pour les organisations externes soutenant les employés en situation de handicap

• 5 ans minimum d'expérience en office management ou assistance de direction en environnement international
• Anglais courant — requis
• Japonais niveau natif, écrit et oral — requis
• Expérience en optimisation des opérations et externalisation
• Maîtrise des outils bureautiques et systèmes ERP (achats, notes de frais)
• Connaissance des réglementations de sécurité en entreprise
• Sens du service, rigueur, adaptabilité